Основные задачи и функции

Основными задачами Отдела являются:

1)   проведение политики администрации по вопросам управления архивным делом на территории района;

2)  обеспечение деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию:

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности Красногвардейского муниципального района Ставропольского края (далее – муниципальная собственность района);

документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с переданными отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области на основании Закона Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края»;

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории Красногвардейского  муниципального района Ставропольского края;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда;

3)         на Отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

Функции архивного отдела

           Функции Отдела

7.  Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1)   разработка проектов муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

2)   подготовка предложений для главы администрации Красногвардейского муниципального района Ставропольского края  (далее – глава администрации района) по развитию архивного дела в районе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов;

3)   доведение до сведения главы администрации района и подготовка материалов, содержащих данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела;

4)   представление в уполномоченный орган в области архивного дела отчетов и необходимой информации:

об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края; 

о состоянии архивного дела в Петровском муниципальном районе Ставропольского края  (далее – районе);

о численности, составе и движении работников Отдела;

5)   участие:

в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности района, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;

в работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела и иных мероприятиях;

в пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене;

6)   в области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

постоянное хранение:

документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности района после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;

документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории района;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда;

временное хранение:

документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с наделением органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области в соответствии с Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края  по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края»;

                  документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности района, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории района;

7)   комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии:

проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в Отделе, и организацию розыска документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;

контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в Отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;

специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в Отделе;

контроль за сохранностью выданных из архивохранилищ Отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилища Отдела;

в пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов;

создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Отделе, и фонда пользования;

разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе Отдела в чрезвычайных ситуациях;

выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны;

8)   в области организации формирования Архивного фонда Российской Федерации осуществляет:

составление списков организаций - источников комплектования Отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;

ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования Отдела;

в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);

рассмотрение и подготовку:

к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного срока хранения и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования Отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

отдел согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования Отдела;

осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования Отдела в форме методической и практической помощи, в том числе:

в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;

9)   в области учета архивных документов осуществляет:

государственный учет архивных документов, хранящихся в Отделе и источниках комплектования Отдела;

представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела  для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;

фондирование архивных документов при описании принятых  в Отдел необработанными документов, переработке  описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;

ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных «Фондовый каталог»;

10) в области использования архивных документов, хранящихся в Отделе, осуществляет:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела;

предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом
от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

экспонирование архивных документов на выставках;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов,  «уроков мужества»  для школьников  и  др.) с использованием архивных документов;

публикацию архивных документов, в том числе в средствах массовой информации;

создание и развитие системы справочно-поисковых средств
(научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в Отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в Отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;

подготовку и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых Отделом архивных копиях, выписках и справках  по поступившим из-за рубежа  запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции;

11) Отдел осуществляет реализацию следующих законов (в части вопросов касающихся компетенции Отдела):

Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ  «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 25.12.2008 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

Закон Ставропольского края от 24.12.2007  № 78-кз «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ставропольском крае».

Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.

 

 

 

Полезные ресурсы